Registreren en aanmelden

• Wat is registratie?

  Antwoord:

  Om te kunnen inschrijven voor (vakantie-) opvang, een kamp en/of een activiteit dien je eerst een account aan te maken. De registratie kan je doen via de knop ‘registreer met eID’ of via de knop ‘registreer zonder eID’. Dit verloopt in verschillende stappen:
  
  

  • Stap 1: maak een account aan. Let op, geef hiervoor de gegevens van de ouder op.
  • Stap 2: na het doorlopen van de registratieprocedure ontvang je een activatiemail op je emailadres. Je kan je account activeren door op de link in de mail te klikken.
  • Stap 3: vervolgens kan je inloggen op je account en jouw gezinsleden toevoegen. Om de registratie vlot te doorlopen hou je best je eigen rijksregisternummer en dat van je kinderen bij de hand. Je kan dit terugvinden op de identiteitskaart, de SIS-kaart of de klevertjes van de mutualiteit.

  
  

  Opgelet: diegene die de account aanmaakt, ontvangt alle briefwisseling (vb. bevestiging van betaling, bevestiging van inschrijving, fiscale attesten, facturen, enz.); deze worden niet naar derden verstuurd en kunnen niet op naam van iemand anders opgemaakt worden.
  Opgelet: wanneer het kind voor de eerste keer naar de kinderopvang gaat, dien je na het registreren langs te gaan in één van de locaties om de nodige administratie in orde te brengen vooraleer je kan starten met inschrijven.

  
  
  
  

• Waar vind ik mijn rijksregisternummer?

  Antwoord: Je vindt je rijksregisternummer op je identiteitskaart, je SIS-kaart of de klevertjes van de mutualiteit. Het nummer begint met de laatste 2 cijfers van je geboortejaar. Voorbeeld: je bent geboren op 16 september 1971, je rijksregisternummer begint met 710916.

• Is het noodzakelijk om aan te melden?

  Antwoord: Als je niet aangemeld bent, dan kan je het hele vakantieaanbod bekijken, maar kan je nergens voor inschrijven. Wil je inschrijven voor (vakantie-) opvang, een sportkamp of activiteit dan moet je je eerst aanmelden met jouw gebruikersnaam en paswoord zoals je die in jouw account hebt ingegeven. Heb je nog geen account? Volg de stappen bij de vraag ‘Wat is registratie?’
  
  Opgelet: wanneer het kind voor de eerste keer naar de kinderopvang gaat, dien je na het registreren langs te gaan in één van de locaties om de nodige administratie in orde te brengen vooraleer je kan starten met inschrijven.

• Ik heb mijn wachtwoord verloren.

  Antwoord: Klik onder aanmelden op ‘paswoord vergeten’, je zal een link toegestuurd krijgen om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen.

• Hoe verander ik mijn persoonlijke gegevens of instellingen?

  Antwoord: Als je ingelogd bent, klik je in het menu rechts op het scherm ‘mijn contactgegevens’, ‘mijn gezin’ of ‘mijn logingegevens’.

• Kan ik via mijn account inschrijven voor andere kinderen dan mijn eigen kinderen?

  Antwoord: Neen, diegene die de inschrijvingen doet ontvangt alle briefwisseling (bevestiging van betaling, bevestiging van inschrijving, fiscale attesten, facturen, enz.).

• Ik kan mijn kind niet inschrijven voor een activiteit.

  Antwoord: Dit kan meerdere oorzaken hebben:
  
  

  • Niet alle verplichte vragen zijn ingevuld. Bij het aanmaken van een kind zijn bepaalde vragen verplicht in te vullen (vb. medische gegevens).
  • De nodige administratie voor de kinderopvang is nog niet in orde gebracht (zie vraag: je kind komt voor de eerste keer naar de kinderopvang.).
  • Jouw kind heeft niet de juiste leeftijd voor deze activiteit.
  • Jouw kind beschikt niet over de noodzakelijke competenties. Vb. voor bepaalde zwemactiviteiten kan gevraagd worden dat het kind reeds een zwembrevet behaalde.
  • De activiteit is volzet, dan kan je jouw kind inschrijven op de reservelijst (zie vraag: wat gebeurt er als ik op de reservelijst sta?).
  • De facturen werden niet betaald.

Betalingen

• Betalingsvoorwaarden

  Antwoord: Bij de sport- en jeugddienst moet vooraf betaald worden. Er kan online betaald worden bij inschrijving. Bij de kinderopvang is de prijs die je betaalt voor buitenschoolse opvang gekoppeld aan de verblijfsduur van het kind in de opvanglocatie. Na het verstrijken van de maand ontvang je een factuur. Betaling van de factuur dient binnen de maand te gebeuren. Bij niet betaling wordt een kind, na twee aanmaningen en een aangetekend schrijven, uitgesloten om in te schrijven voor nieuwe activiteiten.

• Ik heb een vraag over mijn factuur

  Antwoord: Bij vragen over facturen dient contact opgenomen worden met het secretariaat van de kinderopvang. Doe dit zo snel mogelijk na ontvangst van de factuur. Eventuele fouten worden rechtgezet in een volgende factuur of er wordt hiervoor een creditnota opgemaakt.

• Krijg ik een fiscaal attest?

  Antwoord: Ja, het fiscaal attest zal je op Kwandoo kunnen raadplegen en afdrukken. Op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld

• Terugbetaling door derden

  Antwoord: Sommige mutualiteiten en werkgevers betalen bepaalde activiteiten gedeeltelijk terug. Informeer hiervoor bij je mutualiteit of werkgever of het die mogelijkheid biedt. Wanneer je een opleiding volgt bij de VDAB kan het zijn dat de opvang in de kinderopvang tijdens deze momenten terugbetaald wordt. Informeer hiervoor bij de VDAB of dit bij jouw opleiding het geval is.

Werking opvang en activiteiten

• Je kind komt voor de eerste keer naar de kinderopvang.

  Antwoord: Komt je kind voor de eerste keer naar de kinderopvang dan dien je volgende stappen te doorlopen:
  
  

  • Maak een account aan op Kwandoo (zie vraag: wat is registratie?).
  • Print de inlichtingenfiche uit en onderteken deze.
  • Breng de ondertekende inlichtingenfiche binnen in één van de locaties tijdens de openingsuren of op afspraak. Op dat moment zal de coördinator of een begeleidster het huishoudelijk reglement overlopen met jou. Indien gewenst kan je een rondleiding krijgen in de locatie.
  • Wanneer de inlichtingenfiche door beide partijen ondertekend is zal je kunnen inschrijven voor opvang.

• Wat gebeurt er als ik op de reservelijst sta?

  Antwoord: Wanneer activiteiten volzet zijn, kan je ervoor kiezen om je in te schrijven op de reservelijst. De dienst contacteert je als er plaatsen vrijkomen. Sta je op de reservelijst voor een uitstap, maar heb je die dag echt opvang nodig schrijf je dan zeker in voor de opvang! Let wel op na de inschrijvingsperiode kan je jou niet meer kosteloos uitschrijven voor de opvang om mee op uitstap te gaan met een andere dienst.

• Wat doe ik als mijn kind ziek is?

  Antwoord: Kan jij of je kind niet deelnemen aan een activiteit waarvoor jij of je kind zijn ingeschreven en waarvoor je een factuur hebt ontvangen?
  
  Terugbetaling van het factuurbedrag kan enkel indien:
  
  

  • Bij ziekte: je een doktersattest hebt binnengebracht.
  • Bij afmelding om een andere reden: je minimum één week op voorhand hebt afgemeld én iemand op de reservelijst je plaats of die van je kind heeft ingenomen.

• Wat breng ik mee naar de opvang/activiteiten van de sport- en jeugddienst?

  Antwoord: Breng je kind naar onze activiteiten in sportieve kledij of speelkledij. De kledij kan vuil worden bij het spelen of knutselen. Zorg voor kledij die aangepast is aan de weersomstandigheden. Een pet en zonnecrème bij warm weer, regenjas bij slecht weer,…. Geef kleuters reservekledij mee.
  
  Als je deelneemt aan activiteiten van de jeugd- en sportdienst moet je tussendoortjes, drankjes en een picknick meebrengen.
  
  Als je naar Villa Max gaat hoef je geen tussendoortjes, drankjes of picknick mee te brengen.

• Verspreiden van foto's.

  Antwoord: Tijdens de activiteiten worden foto’s gemaakt. Door je kind in te schrijven neem je hier kennis van en geef je ons de toestemming om het beeldmateriaal te gebruiken op websites en/of publicaties. Indien je niet wil dat we beeldmateriaal van je kind maken, geef je dit aan in Kwandoo en meld je dit tevens, voor de aanvang van elke activiteit, schriftelijk aan de dienst.

• Ongeval op kamp of tijdens een activiteit?

  Antwoord: Als je kind een ongeval krijgt, krijg je een ongevallenformulier mee. Dit formulier kan je ook verkrijgen bij de bevoegde stadsdienst. Je vult de gegevens van het kind aan en laat een arts de medische verklaring invullen. Je bezorgt de documenten aan de dienst die ze vervolledigd. Je betaalt alle kosten zelf en vraagt aan je mutualiteit een attest voor het remgeld. Aan de apotheker vraag je een onkostennota. Beide documenten bezorg je aan de verzekering. Bewaar hiervan een kopie tot het ongeval volledig afgehandeld is.

• Aansprakelijkheid

  Antwoord: De inschrijver verklaart dat de deelnemer over een normale gezondheid beschikt en heeft kennis genomen dat de aansprakelijkheid van de organisatoren begint en eindigt wanneer het kind wordt afgetekend. We zijn niet aansprakelijk voor schade of verlies van spullen. Breng dus geen waardevolle spullen mee. Als je kind bewust iets of iemand schade toebrengt of kwetst dan moet jij (of je familiale verzekering) de kosten betalen.

• Mijn kind gaat de eerste keer naar de kinderopvang, kan ik een rondleiding krijgen?

  Antwoord: Ja, bij de eerste inschrijving is er altijd de mogelijkheid om een rondleiding te krijgen. Het is ook mogelijk om op een ander moment samen met het kind langs te komen.

• Mijn kind gaat op uitstap (bv zeeklassen) met school ipv naar de kinderopvang.

  Antwoord: Als het kind door een schoolreis, sportklassen, zeeklassen,… niet naar de opvang komt, moet je het kind uitschrijven voor de opvang. Doe je dit niet, wordt er een boete aangerekend.

• Hoe kan ik mijn kind inschrijven bij de kinderopvang?

  Antwoord: Nadat je je kind registreerde en bent langs geweest in de opvang kan je opvang reserveren tot één week voor het te reserveren opvangmoment.
  Vb. Ik heb opvang nodig op woensdag 20 juni. Ik kan nog opvang reserveren tot ten laatste woensdag 13 juni.
  
  Indien de opvang volzet is, kom je op een wachtlijst te staan. Villa Max werkt met een vierledige wachtlijst volgens tijdstip van reservatie:
  
  

  • Prioriteit 1: kinderen van Ingelmunster;
  • Prioriteit 2: kinderen niet van Ingelmunster die in Ingelmunster school lopen;
  • Prioriteit 3: kinderen niet van Ingelmunster waarvan de ouders in Ingelmunster werken;
  • Prioriteit 4: kinderen niet van Ingelmunster, die geen school lopen in Ingelmunster en waarvan de ouders niet in Ingelmunster werken.

  Indien er een plaats vrijkomt, zal de coördinator je verwittigen volgens prioriteit en in volgorde van tijdstip van reservatie.

• Hoe kan ik mijn kind uitschrijven bij de kinderopvang?

  Antwoord: Zie hieronder een kopie uit ons huishoudelijk reglement.
  Voor opvangdagen gedurende het schooljaar kan je annulaties of wijzigingen van het gereserveerde opvangmoment kosteloos doorgeven tot 1 week voor het afgesproken tijdstip.
  Vb. Ik reserveerde opvang voor woensdagnamiddag. Ik kan mijn gereserveerd moment wijzigen of annuleren tot de woensdag ervoor.
  
  Voor reservaties tijdens vakanties (met uitzondering van de zomervakantie) kan je annuleren of wijzigen tot ten laatste 1 week voor aanvang van de vakantie. Eenmaal de vakantie begonnen is liggen reservaties vast en is het niet meer mogelijk annulaties of wijzigingen door te geven voor de lopende vakantieperiode.
  Voor de zomervakantie is het de eerste drie weken van juni mogelijk om reservaties te wijzigen of te annuleren voor juli.
  Tijdens de eerste drie weken van juli is het nog mogelijk reservaties te wijzigen of te annuleren voor de maand augustus.
  Vb. Ik reserveerde opvang voor 16 juli. Ik kan mijn gereserveerd opvangmoment wijzigen of annuleren tijdens de eerste drie weken van juni.
  Vb. Ik reserveerde opvang voor 12 augustus. Ik kan mijn gereserveerd opvangmoment wijzigen of annuleren tijdens de eerste drie weken van juli.
  
  Geef annulaties of wijzigingen zo snel mogelijk door aan de coördinator via villamax@ingelmunster.be! Zo krijgen ook andere kinderen de kans om naar de opvang te komen.